Zeiterfassung
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Zeiterfassung

Ein System für jedes Unternehmen! Das Chamäleon der Zeiterfassungssoftware.

Die Softwareprodukte von DigiTools Software resultieren aus einer engen Zusammenarbeit mit namhaften Firmen und wurden somit entsprechend realer Ansprüche entworfen und intensiven Prüfungen unterzogen. Die Anwendungen sind brachenunabhängig und integrieren sich vollständig in bestehende IT-Infrastrukturen.
Neben einer umfangreichen Basisversion bietet DigiTools Software natürlich auch spezielle Anpassungen in Bezug auf Ihre Anforderungen. Sie erhalten also ein System, das sich an Sie und Ihr Unternehmen anpasst.

Das DigiTools Zeitwirtschaftssystem bestehend aus Zeiterfassung und Zutrittskontrolle stellt eine vollkommene Lösung für nahezu jedes Unternehmen dar. Beide Produkte können je nach Bedarf einzeln oder kombiniert genutzt werden.

Aber auch innerhalb der Anwendungen, wie der Zeiterfassung, gibt es eine Vielzahl an Optionen. Während es für kleine Unternehmen oft schon genügt einfache Kommen- und Gehen-Buchungen der Angestellten zu registrieren, benötigen größere Unternehmen oft noch zusätzlich spezielle Projektbuchungen, um genaue Arbeitszeiten den einzelnen Kunden zuordnen zu können. In diesem Bereich sind die Anwendungen von DigiTools Software sehr flexibel.


Eigenschaften der Zeiterfassung



Aufbau

Die Zeiterfassungshardware kann sowohl mobil als auch stationär aufgebaut werden. Selbstverständlich können beide Varianten auch kombiniert genutzt werden.

Stationär

Mobil

Symbolerklärung


Funktionen

Anwesenheitsliste

An- und Abmeldungen der einzelnen Mitarbeiter werden umgehend in der Anwesenheitsliste angezeigt.
Ebenfalls ist ersichtlich, wer Urlaub hat oder Krank gemeldet ist.

Kartenzuordnung

Eine der wichtigsten Punkte einer Zeiterfassung ist das Zusammenspiel zwischen der Registrierungsart (Chipkarte, o.ä.) und dem Mitarbeiter, für den letztlich die Zeiten erfasst werden sollen. Jedem Mitarbeiter kann direkt eine oder mehrere Karten zugeordnet werden.

Zeitkonten

In den Zeitkonten werden Arbeitszeit-, Pausenzeit-, Überstunden- und Zuschlagsregelungen festgehalten, die für unterschiedliche Mitarbeiter bzw. Gruppen konfiguriert werden.

Zeitdaten

Die gebuchten Zeiten der Mitarbeiter können nach unterschiedlichen Kriterien selektiert werden. Der Zeitraum, in dem offene, kritische oder abgeschlossene Zeitbuchungen von Mitarbeitern, Gruppen oder Chipkarten angezeigt und auch korrigiert werden können, ist frei einstellbar.

Auswertung

In den Auswertungen sind alle Zeitdaten, die über einen Mitarbeiter erfasst wurden sichtbar und können zudem z.B. nach MS Excel exportiert werden. Somit ist auch die Datenübernahme in ein anderes System (z.B. Lohnbuchhaltung) gewährleistet.


Individuelle Anpassung

Die Zeiterfassung basiert auf einer SQL-Datenbank. Der Einsatz bringt erhebliche Vorteile für die Archivierung von strukturierten Daten und vereinfacht das Suchen und die Erstellung von beliebigen Auswertungen. Die Anwendung läuft stabiler als herkömmliche und bietet die Möglichkeit zur Speicherung von riesigen Datenmengen. Das "Standard"-Programm beinhaltet die gängigsten Funktionen einer Zeiterfassung. Jeder Betrieb arbeitet anders und stellt unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassung. Grundsätzlich passen wir die DigiTools Zeiterfassung auf beliebige individuelle Kundenwünsche an. Dieses gilt ebenfalls für den strukturellen Aufbau der Datenbank.

Analyse und Design

Das Projekt beginnt mit einigen Sitzungen und Gesprächen, indem Ihre internen Geschäftsprozesse pedantisch analysiert werden. Gegebenenfalls versuchen wir einige Abläufe mit den heutigen technischen Möglichkeiten zu optimieren. In einem Pflichtenheft werden diese detailliert festgehalten. Sollte bereits ein Pflichtenheft existieren, wird dieses als Richtlinie verwendet. Wir arbeiten dabei strikt nach den Richtlinien moderner OOAD (Objekt Orientierte Analyse und Design).

Implementierung

Die endgültige Lösung bilden wir in einer Struktur ab und erläutern diese gegebenenfalls in einer Präsentation dem Unternehmen. Anschließend setzten wir diese Struktur in der SQL-Datenbank in sogenannte Business-Rules um. Der Vorteil liegt klar auf der Hand, Sie bekommen keine Software, nach der sich Ihr Unternehmen richten muss, sondern eine Lösung, die auf Ihre Firma zugeschnitten wurde und auch funktional so arbeitet, wie Sie sich dies vorstellen.


GUI (Graphical User Interface)

Der für Sie wichtigste Teil ist natürlich die visuelle Gestaltung der DigiTools Zeiterfassung, die starken Einfluss auf den Ablauf nehmen kann. Da bieten wir in unseren Lösungen alle Möglichkeiten, die Sie bereits aus den bekannten Microsoft Windows Anwendungen kennen. Das sogenannte Look and Feel wird überwiegend aus Ihren Systemeinstellungen übernommen. Wiederum gilt: Sie bestimmen das Design Ihrer Anwendung. Durch die Beurteilung unserer Prototypen, die wir Ihrem Urteil preisgeben, nehmen Sie vor Beginn der Funktionsimplementierung Einfluß auf die endgültige Software.


Buchungsmöglichkeiten

Software-Terminal (für Demobetrieb)

Das Zeiterfassungssystem "DigiTools Zeiterfassung" besteht als Basismodul aus einem Chipkartenlesegerät (Terminal) und der Software, welche die Zeitbuchungen erfasst und in einer SQL-Datenbank verwaltet.
Das DigiTools Software-Terminal stellt in erster Linie die Simulation eines Chipkartenlesegerätes dar.
Zum Betrieb eines Zeiterfassungssystems ist der Kunde normalerweise an die Hardware eines Terminals gebunden. Dieses Programm simuliert ein handelsübliches Terminal, um dem Kunden beim Betrieb der Demo-Version die Kommunikation mit einer (noch nicht vorhandenen) Hardware zu verdeutlichen. Das Software-Terminal (SWT) richtet sich in Design und Funktionalität an ein herkömmliches Hardware-Terminal, wie es vor Ort eingesetzt wird. Auf dem Ablagetableau (linke Seite des Programms) nehmen Sie zum einen Einstellungen am Terminal vor, zum anderen sind dort die Chipkarten von max. 5 Mitarbeitern hinterlegt.

Sie starten das SWT aus der DTZeiterfassung heraus über das Menü "Softwareterminal Start" oder durch Doppelklick der Datei "SWT.exe".
In der DTZeiterfassung können Sie auf der Karteikarte "Einstellungen" die Kommunikation zum SWT aktivieren.
Eine Zeitbuchung würde nun wie folgt ablaufen:
Der Anwender aktiviert eine Buchung, indem er einen der entsprechenden Button am Terminal drückt (KOMMT, GEHT, START, ENDE). Das Terminal fordert ihn nun auf, eine Chipkarte zu selektieren und über den Ident-Point zu führen.
Dabei Übernimmt ein Anzeigefeld die Kommunikation mit dem Anwender.
Diese Aktion spiegelt eine Buchung an einem Hardware-Terminal mit einem Transponder-Reader wieder.

Eine spezielle Buchungslogik ist dabei im SWT enthalten. Es werden z. B. keine doppelten Buchungen zugelassen. Ebenso kann ein Mitarbeiter erst eine Projektzeit starten, wenn diese Funktion auch am Terminal aktiviert ist ("Projektzeiten" muss abgehakt sein). Die Buchungslogik sei wie folgt beschrieben:

Eine KOMMT-Buchung wird nur angenommen, wenn der Mitarbeiter auch wirklich zuvor abwesend war, d. h. seine letzte Buchung war eine GEHT-Buchung.
Eine GEHT-Buchung wird nur angenommen, wenn der Mitarbeiter auch wirklich anwesend ist, d. h. seine letzte Buchung war eine KOMMT-Buchung, bzw eine ENDE-Buchung. Denn der Mitarbeiter sollte ein gestartetes Projekt nicht verlassen, ohne die ENDE-Buchung vollzogen zu haben.
Eine START-Buchung wird nur angenommen, wenn der Mitarbeiter auch wirklich anwesend ist, d. h. seine letzte Buchung war eine KOMMT-Buchung, bzw eine ENDE-Buchung. Denn der Mitarbeiter sollte kein neues Projekt starten, ohne die ENDE-Buchung vollzogen zu haben.
Eine ENDE-Buchung wird nur angenommen, wenn der Mitarbeiter auch wirklich zuvor ein Projekt gestartet hat, d. h. seine letzte Buchung war eine START-Buchung.

Stationäres Terminal

Wir arbeiten mit hochwertigen Chipkarten-Terminals, die entweder mit konventionellen Chipkarten oder mit berührungslosen Transponder-Karten arbeiten.
Stationäre Terminal werden z.B. neben dem Eingang zu ihrem Betrieb installiert. Von dort aus werden dann die Zeitbuchungen ihrer Mitarbeiter vorgenommen.

GSM-Terminal

Ähnlich dem Stationären Terminal. Mit GSM Antenne zum Übermitteln der Zeitdaten.

Mobiles Terminal

Die Daten werden auf dem internen Speicher des Terminals gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt per Direktverbindung zum System oder über eine Dockingstation dem System zugeführt.